LE 1 | Ausblick: Planung ist alles!

Mit dem Erstellen der Ad-hoc-Persona, der Formulierung deines Ziels oder deiner Herausforderung und der Anwendung einer kleineren Methode der (Nicht-)Besuchendenforschung, bist du bestens gewappnet für das nächste Modul. Diese drei Dinge legen den Grundstein für dein Vorhaben und ebnen den Weg für deine zielgerichteten Maßnahmen der kulturellen Teilhabe und erfolgreichen Öffnungsstrategien. 

Doch wie behältst du inmitten dieses durchaus komplexen Vorgehens den Überblick und stellst sicher, dass die Umsetzung reibungslos verläuft – sowohl auf individueller als auch auf Team-Ebene?

Die Antwort lautet: Mit effizienter Planung und Organisation!
Hier kommen Planning und Kanban-Board ins Spiel, zwei agile Werkzeuge, die sich als äußerst leistungsstark erwiesen haben.

Planning

Planning ist eine Methode, um Projekte und Vorhaben effektiv zu planen, zu verfolgen und zu koordinieren.

Die zugrundeliegende Idee besteht darin, sämtliche Aufgaben in überschaubare, gut bewältigbare Teile zu zerlegen und diese dann in einem zentralen System zu organisieren. So wird das Aufgabenpaket („Was?“) für einen definierten Zeitraum von 1 bis 4 Wochen ausgewählt und in Arbeitsschritte („Wie?“) aufgeteilt. Ergänzend dazu werden im Team die Zuständigkeiten („Wer?“) festgelegt. 

Die Vorzüge einer solchen Planungsstrategie liegen vor allem in der Transparenz. Der klar definierte zeitliche Rahmen und der erkennbare Aufgabenumfang verbessern die Konzentration und den Fokus. Innerhalb eines Teams wird sichergestellt, dass alle wissen, woran die Kolleg:innen aktuell arbeiten und welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als erledigt gilt.

Eine praktische Umsetzung des Plannings bietet sich zum Beispiel am Ende eines Meetings an: Alle Teilnehmenden notieren sich konkret, was sie bis zum nächsten Treffen im Rahmen des Projektes angehen und welche Schritte sie umsetzen werden. Im nächsten Meeting können diese Punkte dann besprochen und abgeglichen werden.

Visualisieren hilft: Kanban-Board

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Hilfsmittel, das oft in Verbindung mit Planning verwendet wird. Es basiert auf einer Art Pinnwand, die die verschiedenen Phasen eines Arbeitsprozesses darstellt. In der Regel hat das Board 3 Spalten: To Do, In Bearbeitung, Fertig. Jede Aufgabe wird durch eine Karte repräsentiert, die von einer Spalte zur nächsten verschoben wird, wenn sich ihr Status ändert.  

Die Verwendung eines Kanban-Boards bietet eine klare Übersicht über den aktuellen Stand aller Aufgaben. Es lässt sich leicht erkennen, wo Engpässe auftreten oder welche Aufgaben Priorität haben. Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses lässt sich aber vor allem der Fortschritt des Projekts für alle Beteiligten gut strukturieren und verfolgen.

Handlunsgaufforderung

Was nimmst du dir vor?

Lege dir für deine weitere Lernreise dein individuelles Kanban-Board an! 

Falls du bisher noch nicht dazu gekommen bist, die Ad-hoc-Persona, Zielformulierung und die Kontaktaufnahme mit dem (potentiellen) Publikum in Angriff zu nehmen, wird das Board dir helfen, diese Vorhaben nun strukturiert zu planen und im Team anzugehen.

Alternativ, wenn du bereits erste Ergebnisse, beispielsweise aus der (Nicht-)Besuchendenforschung, vorliegen hast, kann das Board bei der Überlegung unterstützen, wie du mit ihnen weiterarbeiten möchtest. 

Bei den strategischen Fragen des kommenden Moduls und für deine weitere Projektentwicklung wird es definitiv von Vorteil sein, einen Zeit- und Aufgabenplan einzuführen und kontinuierlich zu pflegen. 

Du kannst eine analoge Version des Boards auf Papier oder einem Whiteboard erstellen oder alternativ eine digitale Variante nutzen, wie beispielsweise Trello oder eine DSGVO-konforme Option wie MeisterTask.